平野 友朗 氏と直井 章子 氏（書籍『ビジネスメールの常識・非常識』より）

このページは、書籍『ビジネスメールの常識・非常識（平野 友朗 著、直井 章子 著）』から、良かったこと、共感したこと、気づいたことなどを取り上げ紹介しています。

・「何でもかんでも転送上司」に部下は大迷惑（中略）

転送の意図や理由を書かず、とりあえず転送。（中略）

送信者のコメントなし（中略）

情報共有？調整の指示？？（中略）

転送でポイントになるのは２つ。１つ目は「転送する目的を書くこと」、２つ目は「転送するに値する内容かどうか」だ。
（中略）

「何でもかんでも転送上司」に出会ったら、飲み会の席などオフの場を利用。「入社時の研修でお世話になった先輩がいろいろとメールを転送してくれるんですが、何も書いてないのでどう対応したら良いか悩んでます」などと、似たような話をネタに相談してみよう。遠まわしに学ぶはず。

・上司をCCに入れるべきか悩んだときは、２つのポイントを思い出そう。１つ目は「上司が知る必要があるかどうか」、２つ目は「上司をCCに入れることで事が円滑に進むかどうか」だ。

・添付してよいファイルサイズは、「合計２ＭＢ以下」を推奨したい。

・ビジネスメールの実態調査

メールの返信はいつまでに欲しいか

３０分以内　７．５％
１時間以内　９．６％
２時間以内　７．２％
４時間以内　６．３％
８時間以内　５．９％
２４時間（１日）以内　４６．６％
４８時間（２日）以内　１１．３％
４８時間（２日）以上待てる　５．６％

・署名はメール上の名刺だ。メールをビジネスで使っている以上、メールには名刺と同程度の情報(会社名、部署、役職、氏名、郵便番号、住所、電話番号、ファクス番号、メールアドレス、ＵＲＬ、等)を記載するのが礼儀でもある。（中略）面識のない相手には簡単なプロフィールが伝わることにもなり、信頼感が増す。

・付き合いが長いお客様や親しいビジネスパートナーに送るメールの署名では、書籍やメルマガの案内など既に伝えてある情報は省略。その代わりに、自身の近況を付け加える。署名に挿入する近況は、ビジネスに関連した話題だけでなく、趣味の話などを書いてもよい。（中略）

■趣味の話題

最近お薦めのビジネス書は『××』です。読み応えありました。
映画『△△』を見に行き感動しました。久しぶりに号泣です。

・件名を付ける際の留意点

①「何」の用件か
②「いつ」の用件か
③「どうしてほしい」のか「どうしたい」のか

・注意点は、「各位」とは“おのおのがた”、すなわち“皆様方”という意味で、敬称の一種なんだ。だから「各位様」「各位殿」といった使い方は間違えだよ。敬称の二重付けはしないようにね。

・メールを読みやすくするポイントは４つある。「行間」「文字数」「読点」「記号・罫線」だ。

適度に行間を空ける（中略）
１行の文字数を多くしすぎない（中略）
読点を適量に（中略）
記号・罫線を活用

・HTML形式のメールはビジュアル的にキレイだけど、誤解を与えてしまう可能性については頭の隅に入れておいてほしいな。

・「取り急ぎ」の多様は注意した方がいいね。（中略）

「取り急ぎ」という表現は便利なように見えて、実は相手を不快にさせたり、仕事の進め方は下手な人だと判断される可能性もある。（中略）

時間がないので、丁寧に書けません、ということを暗に示している。そのため、敬意が感じられない、ぞんざいに扱われていると思われても仕方がない。もちろん、「取り急ぎ」と書いてもよいシチュエーションもある。至急返信をすることによって、相手に安心感を与える場合だ。

・ファイルが５つ以上ある場合は、ＺＩＰ形式などで圧縮して１つのフォルダーにまとめて添付するのが親切だ。

●書籍『ビジネスメールの常識・非常識』より
平野　友朗 著
直井　章子 著
日経BP社 (2010年11月初版)
※amazonで詳細を見る