樺沢 紫苑 氏（書籍『メールの超プロが教えるGmail仕事術』より）

このページは、書籍『メールの超プロが教えるGmail仕事術（樺沢 紫苑 著）』から、良かったこと、共感したこと、気づいたことなどを取り上げ紹介しています。

・アーカイブ機能の具体的な使い方（中略）

※アーカイブとは：複数のファイルを一つのファイルにまとめること(IT用語辞典より)

最も普通の使い方は、削除の代わりに使う、ということです。（中略）

２つ目の使い方は、「優先度の低いメールの受信トレイをスキップする」という方法です。これが、フィルタとラベル機能を連動させて使います。（中略）

Twitterから来たメールは、「受信メールをスキップ(アーカイブ)｣してラベル「Twitter」をつける、という設定にしてあります。

・メールチェックはもっぱらメールソフトで行い、Gmailでは「迷惑メールのフィリタリング」を基本として、メール検索、必要なメールの取り出しなど、用途を分割しています。

・「ありがとうございます」のようなありがち件名で出すな（中略）これらは迷惑メールと紛らわしいのでやめましょう。

・件名だけでメール内容を説明しよう
最も優れたメール件名は、件名を見ただけでメール内容が理解できるものです。

・受信トレイの最上段の広告を消して集中力を切らさない（中略）

この広告を「ウェブクリップ」と言います（中略）

このウェブクリップは簡単に消すことができます。[設定]-[ウェブクリップ]で[ウェブクリップを受信トレイの上に表示する]のチェックボックスをはずす。これだけです。

・検索のオートコンプリートで、検索時間を短縮する（中略）

[設定]-[Labs]で[検索のオートコンプリート]欄の右端、[有効にする]にチェックを入れて、ページ下の[変更を保存]を』クリックするだけです。

・「質より量」ではありませんが、私はメールは「質より早さ」だと思っています。もちろん失礼な内容のメールを出していい、という意味ではありません。

・「フォルダ」の代わりに「ラベル」でメールを一瞬で区別する（中略）

ラベルがフォルダより便利な理由は、フォルダの場合は１メールが１フォルダにしか保存できないのに対し、ラベルの場合は１つのスレッドに複数のラベルをつけることができるから。

●ラベルをつける方法
【選択したメールにラベルをつける方法】

1.受信トレイからラベルをつけたいメールの、チェックボックスをチェックします。

2.[ラベル]プルダウンメニューをクリックします。（中略）

3.既存のラベルをつけたい場合は、そのラベルを選択します。

・スーパースターでスターの色を変える

「スーパースター」を設定すると、黄色以外の５種類の色と、「！」「？」「ｉ」など６種類のアイコン、つまり最大で１２種類のスターが使えるようになります。

・所定の条件を満たしたメールに「フィルタ」機能を使って、全自動でラベルやスターをつけるように設定しておくとたいへん便利です。（中略）

具体的名フィルタ作成の手順を説明しましょう。

1.まずGmailページ上部の[ウェブを検索]ボタンの横にある[フィルタを作成]をクリックします。

2.フィルタ条件を該当する欄に記入します。

3.[フィルタテスト]をクリックすると、Gmailに現在あるメールのうち、フィルタ条件と一致するものを確認できます。フィルタ条件を変更してテストを再度行うこともできます。

4.確認したら[次のステップ]をクリックします。

5.リストから操作を１つ以上選択してください。

6.このフィルタをGmailの既存のメールに適用する場合、[このフィルタを下記の●件のスレッドにも適用する]チェックボックスをオンにします。

7.最後に、[フィルタを作成]をクリックします。

・メールを自動転送する（中略）

[フィルタを作成]の[From]に「A社のメルアド」を入力して[次のステップ]をクリック。[次のアドレスに転送する]にチェックを入れて[メールアドレス]欄に[上司のメルアド]を記入し、[フィルタを作成]をクリックします。これで、A社からのメールは全て上司にも転送されるので安心です。

・メール転送先は２０個まで

・英語の迷惑メールを１００％カットする

Gmailページから[設定]-[フィルタ]を開き、[新しいフィルタを作成]をクリックします。次に、[キーワード]に「lag:en」と入力。[次のステップ]をクリックします。次の[新しいフィルタを作成]画面では、[削除する]にチェックボックスを入れて、[フィルタを作成]をクリックすれば終了です。（中略）

中国語の場合は[lag:zh]、
韓国語の場合は[lag:ko]

・連絡先に登録された差出人からのメーﾙは、原則的に迷惑メールには分類されない

・Gmailをオフラインで読む　設定方法

Gmailをオフラインで読むには、Googleが提供する「Gears」をインストールする必要があります。

1.[設定]-[オフライン]-[オフラインメール]で[オフラインメールをこのパソコンで有効にする]にチェックを入れて[変更を保存]をクリックします。

2.[Gmailオフライン機能をインストール]というウィンドウが開きますので、[インストール]をクリックしてください。

・有料版なら最強の分類力のBecky!

・名前ではなくメルアドで検索する

ある特定の人物からのメールを全て調べたいときは、メルアドで検索するのが一番です。

・実は通常の検索ウィンドウからの検索では、「迷惑メール」や「ゴミ箱」は検索の対象外になっています。（中略）

「迷惑メール」や「ゴミ箱」内も含めて検索対象にしたい場合は、「検索オプション」の検索対象で[すべてのメール(迷惑メール、ゴミ箱のメールも含む)]を選択してください。

・Gmailストレージ術の最大のメリットは、検索によってメールもメール以外のデータも一括して関連情報を取り出せるということですから、できれば「１アカウント」で、そこに全てのデータを突っ込むというのが基本だと思います。

・Gmailにデータをバックアップする方法として現在最も簡単なのは、「Gmail File Space(Gspace)」を使う方法だと思います。

・メルマガのメリットは、ビジネス書のグレードと同等レベルの情報を、書籍よりも早く、無料で読めるということ。それを読まないのは損だと思います。

・Twitterで気になるあの人のつぶやきをメールでもらさず読む（中略）それを実現するのが無料サービス「ツイートレター」です。ツイートレターでは、気になるユーザーのツイートを１日分をまとめてメールで送信してくれるサービスです。現在、１０人のユーザーまで登録することができます。（中略）
※ツイートレター
http://tweet-letter.net/

・１００ＭＢを超える大容量ファイルの転送は、「FileTruck」http://filetruck.jp/が便利です。最大１ＧＢまでの大容量を無料で送ることができますが、やはりファイル保管期間は７２時間です。

・追加の容量を購入したい場合は、Gmailページから[設定]-[アカウントとインポート]-[容量を追加する]で、[追加容量を購入]をクリックしてください。

・まさかのための備え、Gmailデータを一括バックアップする（中略）

Gmailデータを一括バックアップする、フリーウェアがあります。
※Gmail Backup　http://www.gmail-backup.com/

・「Gmail Chromeは速い」という噂は聞いていましたが、ここまで速いとは驚きです。

・自分を追い込んで、本来以上の力を発揮するのに役立つのが、「Count Timer｣です。「Count Timer」はiGoogleのガジェットです。

・未来の自分にEメールを簡単に送れるサービスがあります。
＊未来メール　http://lapule.com/etc/miraimail/
個人サイト。５０年先まで設定可能。

＊新未来メール　http://www.cityjp.com/index_pc.html
個人サイト。５年先まで設定可能。携帯メールにも送信可。

＊MEMORY-GIFT　～未来への贈り物～　http://www.memory-gift.com/
１０年先まで設定可能。記念日などに毎年送り続ける設定も可能。

・メールの重要度というのは送信者が決めるべきものではなく、受信する側が決めるものです。ですから、「重要度」設定されたメールというのは、押しつけがましい印象を与えることが多いのです。

・未完成メールの誤送信を防ぐ「送信取り消し」機能（中略）

「送信取り消し」機能を有効に設定すると、図のように「送信中」の横に[キャンセル]のリンクが表示されるようになります。

●書籍『メールの超プロが教えるGmail仕事術』より
樺沢 紫苑 著
サンマーク出版 (2010年4月初版)
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