藤田 英時 氏　書籍『メール文章力の基本』より

このページは、書籍『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』（藤田 英時 著）から、良かったこと、共感したこと、気づいたことなどを取り上げ紹介しています。

・メールは「１往復半」で終わると効率的

メールの効率の良いやり取りは、こちらからメール出す、相手から返事がくる、それに対して返事をして終わるという形です。「自分→相手→自分」という「１往復半」を心がけましょう。

・返信は２４時間以内にする

メールを受け取ったら２４時間以内に返信するように心がけましょう。素早い行動は「仕事が早い、仕事ができる」という評価につながります。信頼度も上がります。返信が遅いと相手は心配したり、邪推や不信感を抱いたりするものです。また、トラブルを招くこともあります。

・返信メールで件名は変更しない（中略）

相手の社名と名前が書いてあっても変更・削除してはいけません。（中略）また、内容が追加されるようなら、次のように(　)内に補足するとわかりやすくなります。

例＞　Re：プレゼン資料をお送りします　→
　　　　Re：プレゼン資料をお送りします　(再送)
　　　　Re：プレゼン資料をお送りします　(追伸)
　　　　Re：プレゼン資料をお送りします　(改良版)

・最後は「結び」で」きちんと締める（中略）

とくに返信を期待しない場合は、相手に迷わせてはいけません。次のように、はっきりと伝えましょう。

○なお、ご返信は不要です。
○ご確認いただければ、ご返事は無用です。
○とくに問題なければ、ご返信にはおよびません。
○何か不都合がありましたら、お知らせください。

・自社製品の宣伝やキャッチフレーズなどを入れた署名を見かけますが、好まない人が多いようです。『日経パソコン２００９年６／２２号』(日経BP社)のアンケートによれば、「勤務先の宣伝も記載した署名が適切」と答えた人はわずか４パーセントでした

・添付ファイルは形式を明記する

ファイルを添付する場合は、どのような形式のファイルなのかを明記することが大切です。形式がわからないと相手が開けない場合があり、ウィルスではないかと不安に思われることがあるからです。

・データファイルの拡張子（中略）

　【ファイル形式】　　　　　　　【拡張子】　　　　【拡張子の意味】

Word　2007/2010の表　　　　　.docx　　　　　　document XML（中略）
Excel　2007/2010の表　　　　　.xlsx　　　　　　Excel sheet XML（中略）
PowerPoint　2007/2010の表　.pptx　　　　　　PowerPoint XML

・返事の催促では「相手の逃げ道」を用意する（中略）

●企画案をお送りいただく期限が過ぎております。至急お送りください。

　　↓

○企画案をお送りいただく期限が過ぎましたが進捗はいかがでしょうか？状況をお教えいただければ幸いです。（中略）

●４月２０日が期限となっております。必ず納品をお願いいたします。

　　↓

○４月２０日が期限となっております。４月末から連休がありますので、作業日程上これ以上伸ばすことができない状況です。ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。

・相手の間違えはストレートに指摘しない（中略）

悪い　→　ファイルが添付されていませんのでしたので再送信してください。

良い　→　ファイルが添付されていないようですので、恐れ入りますが、再送信をお願いいたします。

・「お」と「ご」の使い分けを間違えない

尊敬語の「お」と「ご」は間違えやすいものです。「お」は和語、「ご」は漢語につくという原則がありますが、例外も多くあります。（中略）

メールでよく使う「返事」は、「お」と「ご」のどちらでもよく、家庭では「お返事」、社交の場では「ご返事」がよく使われます。ビジネスメールでは「ご返事」のほうがいいでしょう。

・迷惑メールの厳禁３カ条（中略）

①プレビュー画面で表示する（中略）
②配信停止のリンクをクリックする（中略）
③広告のリンクをクリックする

・ビジネスのメールではHTMLは避ける（中略）

プログラムの一種なのでセキュリティ(安全対策)に問題があります。有効なメールアドレスだと確認されたり、ウィルスやホームページアドレスがうめ込まれて、ウィルス感染やフィッシング詐欺などの被害にあいやすくなります。メールのサイズが大きくなることも難点です。

・「取り急ぎ」は急いで書いた感じを与えますので、「まずは」のほうが適切です。

●書籍『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』より
藤田 英時 著
日本実業出版社 (2010年5月初版)
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