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書店における送受信ファクスをＩＴ化する
出版業界紙「新文化」２０１２年７月２６日号にウイングブックセンターステーションモール店店長、浅野肇さんが、ファクスの活用事例をわかりやすく書かれていますのでご紹介したいと思います。
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書店向けかんたんIT講座 １
今回からこの場をお借りして、実用一辺倒の書店向けIT講座を行っていきます。第1回はファックスについてお送りします。
皆さまの店にももちろんファックスがあり、日々出版社の宣伝、注文を受けていらっしゃると思われますが、当店では2011年の1年間に約1万4000件のファックスを受信しました。1日平均38件。ということが一瞬でわかるのも、「PC-FAX」を導入しているからです。
これはファックスとパソコンを接続し、受信したデータを接続し、受信したデータのままパソコンに転送するものです。
パソコンの画面でファックス内容を確認し、必要なものだけを紙に印刷することができます。これにより、従業員の誰もがいつでも内容を確認でき、ファックス整理担当者の業務削減も図れるほか、重要な内容の見落としや紛失が防げるようにもなります。
なお、当店での11年の受信データ量は約2.2ギガバイトで、昨今のパソコンなら数年分でも余裕で保存しておくことが可能です。
また、受信ばかりではなく送信に関しても、紙に印刷することなく、パソコンからできます。あらかじめワープロソフトでフォーマットを作っておくことで、出版社への客注や返品了解、お客様への入荷連絡などがペーパーレスで、手軽に行えるのです。
さらに、店内のパソコンがネットワーク化されていれば、複数のパソコンから同じ処理ができるようにもなります。
「PC-FAX」はブラザーやキャノンなど各社から発売されており、印刷方法はインクジェット、モノクロレーザー、カラーレーザー。印刷サイズも最大A4、B4です。
紙ファックスを送信する際の自動給紙の有無など、選択の幅が非常に広いので、お店の現状の機材や設置場所、印刷する頻度を考慮に入れて選んで下さい。
「PC-FAX」用にパソコンを1台導入することをお勧めしますが、このパソコンの別の活用方法については、次回以降で説明したいと思います。なお、当コラムのフォローを当店HPで行う予定ですので、興味のある方はhttp://wingbc.com/までお越しください。
※補足資料はこちら→ウイングブックセンターblogへ
※出版業界紙「新文化」２０１２年７月２６日号より作成
出版業界紙「新文化」のウェブサイトはこちら