沖本 るり子 氏　書籍『生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』（明日香出版社 刊）より

このウェブサイトにおけるページは、書籍『生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』（沖本 るり子 著、明日香出版社 刊）を読んで良かったこと、共感したこと、気づいたこと、こんな視点もあるといった点などを取り上げ紹介しています。

・会議を開催するなら、必ず「参加する全員が意見を出す」ことが大事だと思っています。（中略）では、どのようにしたら意見が飛びかい、白熱した議論で成果が上がるミーティングや会議になるのでしょうか。そのための手法をまとめたのが本書になります。

・広辞苑で調べると「ミーティング」は、“会”。打合わせ。です。「会議」は、“会合して評議すること。何かを決めるために集まって話し合うこと。その会合。”と記されています。つまり、「ミーティング」と「会議」の違いは、“決めること”があるかないかの違いなのです。

・眠くなる会議でよくあるのが、資料を読み上げるという一方的な「報告ばかりの会議」です。しかも、参加者全員に事前配布している資料を読み上げるものです。（中略）そんな資料の読み聞かせをする集まりを「会議」というのですから、会議の印象が悪くなるのも当然です。こういう会は、「報告会」という名前に変えてください。

・会議の主流は、課題解決会議です。

・集中できる仕組みのコツは、３つです。１つめ、「時間を区切る」、２つめ、「視点を分解する」そして、３つめ、「ひと言で話す」（中略）長いからイヤと言わせないミーティングと会議は、これら３つのコツを活かした仕組みで仕掛けましょう。

・報告だけの会議であれば、メールや掲示板等で済ませることができる（中略）ミーティングや会議は、あくまでも、会って意見を交換し合う場です。「集まることでしかできないことをする場」こそがミーティングや会議を開く意義なのです。

・何のためにその会議を開催するのか（中略）ミーティングや会議の「目的」を明確にする（中略）会議が終わったとき、どうなっていれば良いのかもあらかじめ明確にしておく

・参加人数が多い場合は、小人数でいくつもの島型をつくれば良い

・立ったままで参加させる会議（中略）

生産性の高い議論をしたいのなら、座っていようが立っていようが、集中して参加できる運営に変えることのほうが重要です。そもそも、疲れてしまっては、会議の集中力はなくなります。

・会議の目的・目標、時間表やルール(決まりごと)、そして題目や議題といった「前提条件」を共有することが会議のはじめに必要です。予算や実績など「金額」の話は、税抜か税込かは前提の解釈が分かれやすいのでとくに注意が必要です。

・最初に「２０秒トーク」をやって準備運動を（中略）

話題は「最近はまっていること」「おススメの飲食店」「社内で問題だと思うこと」(この場合、解決すべきことではなく、気づいたことを言うだけ)など、２０秒以内で、会議の参加者全員が順番に発言していきます。すると、これまで話をしたことがなかった相手とのこともわかり親近感も増してくるのです。

・毎回話が脱線し、まとまらない（中略）会議進行役を１人に依存し切ってしまった結果（中略）会議進行役の役割を大きく３つに分担させます。「進行係」「時計係」「メモ係」

・会議進行役に依存しない

【進行係】　
会議の目標を達成させる役割

【時計係】　
時間を管理する役割

【メモ係】　
発言をすべて記録する役割

・「他人ごと」にならないよう輪番制にする（中略）進行係だけではなく、すべての役を輪番制にします。同じ会議内で順番にぐるぐると役割を交代して回します。（中略）１つの会議の中で小会議を設定して、小会議ごとの交代にしましょう。

・成果を上げる会議道具

キッチンタイマー
ホワイドボードシート
ホワイドボードマーカー
付箋紙
デジカメ
白紙
会議机と椅子
印鑑
極太ペン
甘い物
飲み物

・メモは漢字で書かずに速さで勝負する（中略）できるだけ漢字で書かないで「ひらがな、カタカナ」で書くという決まりごと(ルール)にするのです。

・会議の目的と目標をホワイドボードに書いておくと、会議の流れを元に戻すのに効果的（中略）*目的・・・何のため？　*目標・・・どうなっていれば良い？

・会議で参加者全員がそれぞれにメモをとることは禁止です。それは２つの理由からです。

１つは、メモ係がこのホワイドボードシートにすべての意見を書き留めていますので、他の人は意見を出すことに集中するためです。

もう１つの理由は、各自バラバラにメモをとることで、メモ書きがいくつも生まれてしまうことです。

・*意見はメモ係がすべて書く
*全員が共有する資料は１つにする

*各自でメモをとらない
*全員がそれぞれメモをとると議論に集中できない

・おかしいと気づいたことをおかしいと言う場こそが、ミーティングや会議です。（中略）否定してはいけない！　（中略）批判してはいけない！　（中略）批評してはいけない！」とする会議も多いようです。

・確かに代替案も必要ですが、会議を何のために行っているかを思い出しましょう。あくまで、多くの視点や思考を集めるために行っているはずです。

・代替え案が必要だと　意見が言いにくい
代替え案が不要だと　気軽に意見が言える

*「反対意見だけ」を言う時間をつくる
*代替え案不要で意見を言う
*否定・批判・批評意見も重要視

・肯定的な意見ばかりを求めるのではなく、否定的意見、つまり負の意見を吸い上げることも非常に大切なことです。そして、負の意見から、予防策、対応策、もしくは、改善策を練り込むことが求められるのです。

・「話が長い」を気づかせる３つの方法（中略）

◆【自己紹介】で気づかせる
「それでは、お１人２０秒以内で発言してください。時間になったら打ち切りますので、全員が拍手喝采をよろしくお願いします。では、私から右回りで」（中略）

◆【意見出し】で気づかせる
メモ係になった人は、「私は、メモをとるのが苦手です。申し訳なのですが、ここに何と書けばいいですか？」と話の長い人に質問しましょう。　　

◆【１人ひと言の意見出し】で　気づかせる

・会議には、何のために開催するのかという「目的」と、会議が終わったときどうなっていれば良いのかという「目標」が必ずありました。

・ぐだぐだにならない会議のひな型（中略）

５人以下の会議のひな型

１．はじめに(情報共有)

目的・目標の明確化
自己紹介
時間予定表
定義
会議の決まりごと　等

２．本文

①「提案」出し
②「利点」出し
③「欠点」出し
④「策」出し
⑤「決定事項」をまとめる

３．おわりに
意見の振り返り
決定事項の振り返り
行動宣言　等

・部下がなかなか仕事をしないというのは、具体的な要点を伝えていないからです。

・会議が終わったら、議事録係・メモ係が書き留めたホワイドボードをデジタルカメラで撮影し、記録します。（中略）ホワイドボードの定位置(右下が良い)へ番号をつけておくと良いでしょう。

・人は他人に決められたことより、自分が関わり選んで決めたことのほうに、より責任感を抱くもの

・付箋紙には、名前と得点を記入します。(名前をいちいち書かなくても良いように、印鑑を会議に持参すると、時間短縮できとても便利です)

・誰が言ったかではなく、「どのような意見か」で決められるようにしましょう。（中略）「誰が言ったか」に左右されないようにしよう！

・発表の仕方を統一する

１．提案は　○○○　です。
２．良い点は　○○○　です。
３．良くない点は　○○○　です。
４．その策は　○○○　です。
５．よって、提案は　○○○　です。

「意見そのもの」に焦点が当たるよう発表の仕方を統一しよう！

・会議参加者が６名以上の場合は、各自が多くの意見を言えるようにするために、チーム分けをします。仮に１０名だとすると、５名ごとに２チームつくります。

・とくに原因追及ばかりに時間をとられると、（中略）尋問や詰問をされている感じになり、前向きな意見ではなく言い訳ばかりになるため注意しましょう。つるしあげにならない道筋をつくることが大切です。

・「問題解決会議」で前向きな議論をする方法（中略）

■問題解決の会議

＜問題会議＞
１．「現状」を把握する
２．「あるべき姿」を明確にする
３．「問題」を発見する
４．「原因」を追求する

＜解決会議＞
５．「解決策」出し
６．「良い点」出し
７．「良くない点」出し
８．「策」出し
９．「決定事項」にまとめ
１０．「具体的」に６Ｗ３Ｈに落とし込む

・とくに視点に分けた会議は、提案出しの会議で、必ず、「良い点出し会議」と「良くない点出し会議」、そして「策出し会議」を行うのを基本としています。

・会議進行係の役割（中略）

会議の目的と目標を参加者にしっかり認識させ、会議が終わったときに、“会議目標を達成させること”でしたよね。

・議論においては、必ず「良い点」「良くない点」「その策」など多面的な視点で考える

・会議では、「進行係」「メモ係」「時計係」という役割を分担し、輪番制にしていました。これも、会議進行役にすべて依存させないためであり、会議参加者を全員巻き込むための仕組みでもあるのです。

・会議では、必ず、「良くない点」を洗い出します。（中略）「良くない」がどうすれば「良い」に変わるのかを考えます。（中略）“できない”を、“できる”に変えられる方法を強制的に考えるのです。

・いつも特定の人が仕切っているような会議や、賛否だけで議論する視野の狭い会議では、人も組織も成長ありません。

●書籍『生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」』より
沖本 るり子 著
明日香出版社 (2017年12月初版)
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