沖本 るり子 氏　書籍『出るのが楽しくなる! 会議の鉄則』より

このページは、書籍『出るのが楽しくなる! 会議の鉄則』（沖本 るり子 著、マガジンハウス 刊）から、良かったこと、共感したこと、気づいたことなどを取り上げ紹介しています。

・〈会議の目的と目標〉

●会議の目的・・・・・・「何のための会議か？」ということ
●会議の目標・・・・・・「目的達成のために何をするか？」ということ

・本当にうまい司会係は、こうした場面でこそ活躍します。上司の独演会にならないように、はじめから手を打っているのです。（中略）最初に「発言は１分以内でお願いします」と言っておくだけで、時間短縮の効果はあります。

・「前向きなアイデアをどんどんお願いします！」と言っている時点で、その会議は後ろ向きなのです。思ったことを出し合い、議論することによって、大きな成果につながります。

・アイデアを出したら、その仕事を請け負わされる会議も、いろいろな会社で見かけます。これまた、「責任を押しつけられるくらいなら、何も言わないようにしよう」といった考えにつながりやすくなります。（中略）

会社の中には「アイデアを出すのは得意だが、実行するのは苦手」といった人たちもいます。そうした人材をうまく活用し、ユニークな提案をさせるためにも、アイデアと責任は別々に考えるべきなのです。

・時間にルーズな会議は、議論もルーズです。締まりも生産性もないまま、だらだらと話がつづくのです。

・いつも同じ人だけが、意見を出していませんか？（中略）特によくないのが、意見を出す人が特定されていて、その人が高い役職にあるケース。

・〈質問の２つのタイプ〉
●クローズドクエスチョン・・・・・・イエス、ノーだけで答えられる質問
●オープンクエスチョン・・・・・・イエス、ノーだけでは答えられない質問

たとえば、「あなたはリンゴが好きですか？」はクローズドクエスチョン、「あなたはどんな果物が好きですか？」はオープンクエスチョンです。（中略）

オープンクエスチョンが向いているのは、話を広げたい場面です。ほかの人の発言を、質問によって深めていくのです。

・会議で自己中心型が暴走すると、ほかの人が話しづらい雰囲気ができあがります。（中略）自己中心型が一息ついたときに、（中略）「なるほど。×××さんはそう思うのですね。○○○さんはどう思いますか？」このように、ほかの参加者に振ってしまうわけです。（中略）

質問する際、「△△△について、２分以内で考えて教えていただけますか？」といった具合に、制限時間を設けることも有効です。

・賛成の立場か反対の立場か、すぐに決めてはダメ（中略）

他人の意見に対して、「自分は賛成だ」「自分は反対だ」と二元論で考えるのではなく、「この意見のメリットは×××だ」「この意見のデメリットは○○○だ」といった考え方をするわけです。

・この発言がダメな理由は明確。たびたび「思います」と口にしているからです。本来なら「です」「ます」と言い切れる場面を、「思います」で終わらせてしまう人は少なくありません。（中略）あいまいな提案と受け取られたら、参加者の同意を得ることは難しいでしょう。

・〈司会係が抑えておくポイント〉

①参加者の意識を高める。
②会議の物語をつくる
③時間管理をする（中略）

「②会議の物語をつくる」は、会議終了までの議論の流れを、事前にきっちりと考えておくことです。

・会議の役割分担は、大きく３つに分けられます。メモ係は、ホワイトボードに書き込むだけでなく、会議後に議事録の作成も担当します。

〈会議の役割分担〉
①司会係
②メモ係
③時間係

・議事録配布のリミットは「翌日の午前中」（中略）

遅くとも翌日の午前中までに、参加者全員の手元に渡るべきです。（中略）メモ係は会議が終了したら、ホワイドボードをデジカメで撮影してください。（中略）何度も「消して」「書いて」をくり返したなら、消す前に必ずデジカメで撮影しておきます。

・キッチンタイマー（中略）最低でも２個以上を用意してください。進行係が「最初の２０分はアイデアを出す時間」と決めていたら、２０分が経過したことを知らせるために、１つめのキッチンタイマーが必要です。その２０分の区切りの中にも、複数の参加者が発言します。「発言時間は１人３分以内」と決めていたら、ここでも必要となるわけです。

・キッチンタイマーを使う最大の理由は、音が大きいことです。（中略）ストップウォッチや時計のアラーム（中略）会議室ではたいした音ではないのです。部屋の端っこだと、ほとんど聞こえない可能性もあります。

・アジェンダの内容　(◎は必須項目。○は任意項目)

◎議題
◎会議の目的
◎会議の目標
◎開催日時(開始時間と終了時間)
◎開催場所
◎司会係、メモ係、出席予定者の名簿
◎時間表(タイムテーブル)
○持参物
○配布資料
○事前準備依頼(宿題)

・会議は次のような４部構成となっています。

〈会議の大まかな流れ〉

①はじめに
②意見を出す
③意見をまとめる
④おわりに（中略）

「①はじめに」（中略）会議の「目的」と「目標」を伝えます。あわせて「時間表」を伝え、参加者に「自己紹介」もしてもらいます。

・どんなに長くとも、９０分ごとに休憩を。（中略）ちなみに、会議の休憩時間の長さは、５分とか１０分ではいけません。５分単位はキリがよすぎて、どこか気持ちが緩んでしまうからです。（中略）半端な時間のほうが、人間は気になって、時間通りに動くのです。

・結論を出すときは「納得感」を最優先（中略）

「１名３票制」で不満の出にくい投票を！（中略）

選択肢を３つ選べると、どれかが選ばれる可能性が充分にあります。通常の「１名１票制」より、結論に納得しやすいのです。（中略）投票をするときは、「もし同点になったらどうするのか？」を決めておくことも重要です。これも納得感に影響してきます。

・「会議は戦場だ」と思い込み、会議を大嫌いだった私（中略）会議のストレスに苦しみ、体力的にもつらい日々があったからこそ、今の私がいるのだと思っています。（中略）苦しい経験、嫌な経験に思えるものほど、人を成長させてくれます。

●書籍『出るのが楽しくなる! 会議の鉄則』より
沖本 るり子 著
マガジンハウス (2012年8月初版)
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