中川路 亜紀 氏　電子書籍『ビジネスメール文章術 Kindle版』（出版社: ダイヤモンド社）より

このウェブサイトにおけるページは、電子書籍『ビジネスメール文章術 Kindle版』（中川路 亜紀 著、出版社: ダイヤモンド社）を読んで良かったこと、共感したこと、気づいたこと、こんな視点もあるといった点などを取り上げ紹介しています。

・メールの情報を取り扱いやすくするためには、「1通のメールには1つの用件を書く」ようにします。これを「1通1件の原則」といいます。

・Windows7のOutlookやWindows Liveの初期設定では、テキスト形式のメールへの返信でも引用部分に引用符がつかないので、とても不便。こんなとき、手動でいちいち引用符をつけてもいいのですが、設定を変えれば、テキスト形式の返信に自動的に引用符をつけることもできます。

・［Windows Outlook 2003］ ツール→オプション→初期設定→電子メールメールオプション→「メッセージに返信するとき」「メッセージを転送するとき」のプルダウンメニューで「元のメッセージの行頭にインデント記号を挿入する」を選択。

・【重要】もよく見かけますが、やたらつけるのは失礼になります。相手の受信トレイに並んでいる用件は、基本的にどれも重要であるはずです。ただし、社内メールで上司が部下の注意を喚起したい場合などは有効です。

・なお、 役職名は名前の後ろにつくと敬称になりますので、これに「様」を重ねるのはまちがいになります。「各位」（「皆様」の意味） も敬称を含んでいるので、「各位様」とするとまちがいになります。

・×会議資料を送らせていただきます。
〇 会議資料をお送りいたします。

→ 一番上は、文法的にまちがい。「お（ご）〜させていただく」という敬語の用法はない。

・私などは人前でろくに話ができないものですから、先生の堂々としたわかりやすいお話に感心しておりました。 （中略）

→ その人の本業の能力を、素人の自分と比べてほめるのは失礼。また、目上の人に「感心する」という表現は避けたほうがよい。

・「了解」 → 納得して理解すること。
「承知」 → は聞き入れ同意すること。

「了承」 → は事情をくみとって承知すること。上2つは相手に受け入れることを強いる書き方で失礼です。これらに対して、「了承」は事情をくみとって承知することとされ、少しやわらかいニュアンスでつかわれています。

・類似表現のつかい分け

ご査収ください → 受け取るだけでいいとき。

お確かめください → 問題があれば指摘してほしいとき。

ご確認ください → 問題があれば指摘してほしいとき。

お目通しください → 長い文章等を見てもらいたいとき。

ご検討ください → 積極的に意見を求めるとき。

・添付ファイル（中略）ただし、「ついていません」ではなく、「ついていないようです」としたほうがソフト。

●電子書籍『ビジネスメール文章術 Kindle版』より
中川路 亜紀 (著
出版社: ダイヤモンド社 (2013/2/15)
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